お客様との連絡のやり取り。画面の向こうを想像する。

お客様やとの連絡のやり取りには、幾つかの通信手段があります。

• Eメール
• ライン
• メッセンジャー
• 郵便
• FAX
• ZOOM
• 電話
• ショートメッセージ

などなど、

様々です。

 

こちらのスタンスとしては、

できるだけお客様の事情を優先して、

お客様にとって都合が良くなる方法で連絡を取り合うことにしているのですが、

 

もう少し深読みが必要かなと思う場面があります。

 

 

こちらからの連絡が

ちゃんと伝わっていないことがあるとか、

頼んだモノや、回答が来ないとかいった場面にです。。。

 

 

ま、話が伝わらないというのは、

ほとんどの場合、

こちら側に問題があるということになるのですが、

 

その問題を解決するために

色々と考えないといけません。

 

 

その一つとして、

そのお客様が、どういったシチュエーションのときに

こちらからの連絡を確認するのかを

想像することも大事かなと思いました。

 

 

仮に、個人のお客様に、Eメール、ラインを使うとすると、

 

こちらからの連絡を確認するのは、

お客様が仕事中なのかどうか。

 

仕事中といっても、

接客の合間の短い時間の中なのか、

（スマホで、サラッとナナメ読みで、既読になっちゃう。後にしてと。）

または、

 

比較的じっくりと読めるのか。

（事務所のパソコン画面で目を通すのか。）

職種にもよりますが。

 

 

あるいは、

こちらからの連絡を確認するのは、

そのお客様が帰宅後なのか。

 

たとえば

夕食を作りながらなのか。

落ち着いているときなのか。

 

移動中なのかとかも。

 

 

連絡する手段にもよるけど、

連絡のタイミングも一応考えないといけない場合があるかなと。

 

 

ほかにも、

そのお客様は老眼なのか、

（スマホでたくさん書くと読みにくい。暗い場所だと読みにくい。僕がそうです…）

 

性格的に、

せっかちなのか、

（サラッと結論だけが欲しい人なのか）

逆に、

 

詳しく書いてほしい人なのか、

（理由、理屈をじっくり考え、納得しないといけない人なのか）

 

書き方も、

お客様の性格などに応じて、いろいろ工夫することがあります。

 

 

現状、ラインでのやり取りで良いと感じるのは、

要件が複数の場合には、

• 番号をふる
• 要件ごとに、行を2、3行あける
• 丁寧に書かかない
• 用件のみ箇条書きにする
• 要件以外は、PS、追伸と記して区分する
• 別メッセージにする

などかな。

 

要件を少なく削ることもあったり。

 

 

また、

お客様にもよりますが、

要件が1つでも、

結論しか書かないほうが良いことも。

（メールだと、本文に箇条書き1行だけは、良くないけど。）

 

もちろん、ラインであっても丁寧に詳しく連絡を取り合うお客様もいますが、

全体的な傾向としては、こんな感じかなと。

もちろん例外ありきの、多数決ですが。

 

 

お客様が、

どういったシチュエーションのときに

こちらからの連絡を確認するのかを想像して、

タイミングや、

書き方など、

失礼のない範囲内で

使い分けることも大切かな。

 

画面の向こう側はどうなっているのかなと。

 

（まだまだ足りないところはゴメンなさいですが。）

 

 

 

ご覧いただきまして誠にありがとうございました。